Fluktuáció. Amire mindig csak akkor gondolunk, ha már megtörtént a baj.
Feladod a megfelelő álláshirdetéseket, nagy gondot fordítasz az employer branding tevékenységre, friss és érdekes tartalommal töltöd fel a honlapot és a Facebook oldalt. A cég képviseli magát állásbörzéken, majd jönnek be szép számmal az önéletrajzok, lemennek a több körös interjúk és Assessment Centerek. Ezek után kiválasztod a legjobb jelentkezőt, elintézel minden beléptetéssel kapcsolatos adminisztrációt, és végre megvan a hőn áhított munkavállaló.
Ilyen egyszerű lenne a toborzás?
Valóban hátradőlhetünk amikor megjelenik az alkalmazott az első munkanapján?
A kiválasztás után még ne dőljünk hátra…
Sajnos nem. A megtartás legalább ilyen fontos, annak érdekében, hogy ne kelljen pár hónap múlva az egész folyamatot újrakezdeni.
A magas fluktuáció leküzdésére következzen egy példa, amely egy diákszervezetnél annak ellenére is működőképes volt, hogy semmilyen anyagi juttatás nem áll a tagok rendelkezésére, akik a tanulmányaik mellett, önkéntes alapon tevékenykednek.
A Budapest Business Club a Corvinus Egyetem egyik legnagyobb, üzleti profilú diákszervezete. A több mint száz fős tagság évről évre teltházas előadásokat és konferenciákat bonyolít le sikerrel, mégis az egyik legnagyobb kihívásunk a magas fluktuációval való megküzdés volt. Egészen 2017 őszéig. Ekkor került bevezetésre ugyanis az a Talent Program, amely hozzájárult ahhoz, hogy a korábbi átlagosan 50%-os fluktuáció helyett, a bevezetés félévében a 42 felvett tagból 41 a következő félévben is aktív tag maradt, azaz a tagok mindössze 3%-a morzsolódott le.
Honnan indultunk, és hogyan is értük el mindezt?
Toborzáskor minden létező online és offline csatornán pörögtünk. A Facebook oldal megtelt posztokkal, fizetett hirdetésekkel, az egyetemi aulában állandóan hívogatott a kitelepülés, néhány jól időzített gerillamarketing-akcióval megfűszerezve, a frissen felvett tagjainknak pedig lelkesen szerveztük a képzéseket. Aztán a félév végén csalódottan tapasztaltuk, hogy mégsem sikerült az elköteleződés, jött néhány egy nehezebb időszak, vagy egy munkalehetőség, és már el is veszítettük a pár hónapja még motivált tagjainkat. Ezért évről évre egyre jobban ki szerettünk volna tűnni a toborzás során, hogy minél több jelentkezőt vonzzon a szervezet, amely még több energiát vett igénybe, de a megtartással továbbra is problémák voltak.
Mi is kell akkor ahhoz, hogy a kezdeti motivációt fenntartsuk, hogy igazán elköteleződjenek a tagjaink?
A Budapest Business Clubnak a következő öt pontot szem előtt tartva sikerült elérni a hőn áhított változást, a fluktuáció drasztikus csökkentését.
1. Tipp: A megtartásra legalább annyira koncentrálj, mint a megszerzésre
Ne dőlj hátra, amikor az új munkavállaló belép az első napján! A betanítás bizony hónapokba telik, fontos, hogy ennek a folyamatnak a végén még mindig szeressen ott dolgozni, jól érezze magát. Így egy teljes értékű munkaerőt kapsz, ahelyett, hogy pár hónap után továbbáll az esetleges csalódások, motivációvesztés, vagy egy kínálkozó lehetőség miatt. Ez ugyanúgy energiát igényel, mint a toborzás, azonban kifizetődő, ha figyelmet szentelünk rá. A következőkben mutatunk ehhez néhány konkrét javaslatot.
2. Tipp: Az első időszak kihívása: a sikeres integráció
Hol szeretünk dolgozni? Ahol jól érezzük magunkat. Ezt ne tévesszük a szemünk elől az új munkatárs érkezésekor. Vagyis, szenteljünk hangsúlyt az integrációnak, vonjuk be már az elejétől fogva a közös programokba, legyen az egy kávészünet, közös ebéd, vagy nagyobb volumenű csapatépítő program. A lényeg, hogy érezze magát fontosnak, érezze magát a csapat részének, érezze azt, hogy ő is egy építőköve a csapat teljesítményének. Legyünk nyitottak felé, találjunk egy-két közös hobbit/érdeklődési kört, amelyek mentén el lehet indítani a beszélgetést. Az ilyen apró figyelmességek sokat segítenek a beilleszkedésben egy új helyen, új emberek és feladatok között. Ha több új ember érkezik a csapatba, különösen érdemes valamilyen ismerkedős jellegű programmal készülni számukra, megkönnyítve a beilleszkedésüket.
Éreztessük a gyakornokkal, hogy ő is a csapat része!
Ne csak az új munakerőre figyeljünk azonban! Érdemes a már meglévő kollégákat is felkészíteni az új munkatársak érkezésére. Fontos, hogy ne csak a hirdetésekből tudják meg, hogy bővülni fog a csapat. Törekedjünk arra, hogy nyitottak, és kíváncsiak legyenek az újonnan érkezőkre.
3. Tipp: Egy jó mentor kulcsszereplő az integrációban!
Számtalanszor fordul elő, hogy az új gyakornok nem tudja, hogy kihez fordulhat kérdéseivel, esetleg fél kérdezni, segítséget kérni. A BBC-ben erre hoztuk létre a mentorprogramot: minden új tagunk kap maga mellé egy tapasztaltabb, régebben a szervezetben lévő tagot, hogy az első hónapokban bevezesse a szervezeti élet rejtelmeibe, mind szakmai, mind személyes kérdésekben segítve őt. Ennek a programnak a felkészült mentor a kulcsa, aki átérzi a kezébe adott felelősséget. Nem csak a mindennapi munkával kapcsolatban felmerülő problémák megválaszolására kell nyitottnak lennie, legalább ennyire fontos az is, hogy legyen egy ember, aki beavat a szervezeti kultúrába, felépítésbe, történelembe, és a legjobb sztorikba. Így elkerülhetjük, hogy kívülállónak érezze magát az új tag minden beszélgetésnél, ahol egy régebbi történet, vagy egy „belsős poén” kerül terítékre. Közös érdek, hogy jól sikerüljön a mentorálás, ebből a mentor is sokat tanulhat motiválás, közösségépítés, kommunikáció területén, illetve mindig büszkeség látni, hogy ha a mentorált jól helytáll.
A mentorprogram a páros mindkét felének hasznos.
Egyáltalán nem muszáj a mentorálást a munkahelyi határok közé szorítani, a BBC-ben ezek a mentortalálkozók kifejezetten valamilyen szabadidős elfoglaltsággal kötődtek össze, minden mentor szerette volna valami igazán maradandó élményt adó programmal kedveskedni a mentoráljának. A mentor-mentorált párosokra egy előre kiadott challenge lista várt, a legtöbb kihívást teljesítő párosok jutalomban részesültek. Láthattunk közös sportolást, finom ebédeket, és jótékonysági ételosztást szervező páros is akadt a félév során. Úgy érzékeltük, hogy ez a versenyszellem tovább fokozta a mentorpárosok közötti összhangot, és elmélyítette a bizalmat. Fontos kiemelni azonban, hogy a mentorok csak megfelelő felkészítés után kerüljenek ebbe a szerepbe, mentornak való jelentkezés pedig önkéntes legyen. Ne kényszerítsük rá olyan emberre, aki nem érzi jól magát ebben a szerepben! A Budapest Business Club félévértékelései során kiemelkedően sok új tag nyilatkozott pozitívan a mentorprogram integrációt és elköteleződést segítő hatásáról. A tagok között végzett felmérésekből kiderült, hogy ezáltal valóban nagy szerepe van a fluktuáció csökkentésében
4. Tipp: Strukturált képzési rendszer
Természetesen a belépéskor minden új munkatársnak viszonylag egyforma tréningek szükségesek. (Meg kell ismerni a használt informatikai rendszereket, programokat, folyamatokat stb.) Ezek után azonban el lehet kezdeni specializálódni, figyelembe venni az egyéni igényeket, érdeklődési köröket. A BBC-ben a HR iránt érdeklődő diákok interjú és AC tréninget kapnak, a salesre specializálódó tagok tárgyalástechnika tréningen vehetnek részt, az online marketing iránt érdeklődők pedig a Facebook hirdetések világában mélyülnek el képzett szakember segítségével.
Szervezzünk az érdeklődési területeknek megfelelő tréningeket
A fejlődési lehetőség biztosítása elkötelezett munkavállalókat, ezáltal a fluktuáció alacsonyabb szintjét fogja eredményezni. A strukturált rendszer pedig azért fontos, hogy a megmutassunk egy olyan utat, melyben hetekre, hónapokra lebontva látja, hogy milyen tanulási folyamaton mehet végig, milyen képzéseket kell teljesítenie, milyen mérföldkövek mentén kell végighaladnia a fejlődése érdekében. Ez a strukturáltság, átláthatóság biztonságérzetet ad egy új belépőnek.
5. Tipp: A visszajelzés fontossága
Gyakori hiba, hogy csak a feladatokat, elvárásokat közvetítjük a munkavállaló felé, majd ezek teljesítésekor elmarad a visszajelzés. Holott kevés dolog tud annyira ösztönzően hatni valakire, mint a folyamatos visszacsatolás, a dicséret a jól elvégzett munka után, az építő jellegű kritika, amelyet megfogadva fejlődni lehet. A Budapest Business Club csapata felismerte, hogy nem elég a félév végén értékelni a tagok teljesítményét. Minden kisebb projekt után összeül a projektcsapat és átbeszélik a tanulságokat, értékeli a projektvezető a tagok munkáját. Nagyobb, hónapokon átívelő projektek során ez többször is megvalósul, nem csak a projekt zárásakor. Mindezek mellett természetesen megmaradt a félév végi 360 fokos értékelés is. Ennek köszönhetően már egy egészen komplett képet kaptunk az adott tag teljesítményéről.
A visszajelzés még mindig nagyon fontos része a fluktuáció csökkentésének.
Összefoglalva
Szentelj a megtartásra is akkora energiát, mint a toborzásra! Alakíts ki egy jól működő integrációs rendszert! Adj egy mentort az új munkavállalónak! Érdeklődési területek, hasonló csoportok mentén alakíts ki egy strukturált képzési rendszert, és rendszeresen adj visszacsatolást a teljesítményre! Ha ezt az öt lépést betartod, nagy lépést teszel a munkahelyi fluktuációcsökkentés érdekében.
